Organizacja wydarzeń plenerowych to zawsze wyzwanie logistyczne – nie tylko ze względu na pogodę, ale też na ograniczony dostęp do zaplecza gastronomicznego. W takich warunkach lód na imprezę plenerową staje się nieodzownym elementem, który zapewnia:
schłodzenie napojów i alkoholi (szczególnie przy open barze),
możliwość przygotowania drinków i koktajli na żywo,
chłodzenie potraw, np. owoców morza, przystawek czy deserów,
estetyczną prezentację na bufetach.
Wysokie temperatury, duża liczba uczestników oraz brak lodówki w pobliżu powodują, że dostawa lodu na zewnątrz musi być dobrze zaplanowana. To nie jest detal – to fundament płynnej obsługi i komfortu gości.
Dobór odpowiedniego rodzaju lodu ma kluczowe znaczenie. Nie każdy lód sprawdzi się w tych samych warunkach – inny potrzebny jest do drinków, inny do chłodzenia butelek czy utrzymania świeżości produktów.
Najbardziej uniwersalny wybór – do napojów, chłodzenia butelek, dekoracji.
Topnieje wolniej niż lód kruszony – idealny na upały.
Łatwy do przechowywania i porcjowania.
Polecany do koktajli, mojito, margarity i prezentacji potraw.
Nadaje się do użytku tuż po dostarczeniu – szybko schładza, ale też szybciej się topi.
Świetny do ice barów, stref chill-out i stanowisk live cooking.
Wytwarza efektowną mgłę – używany do efektów specjalnych, schładzania napojów lub transportu wrażliwych produktów.
Wymaga ostrożnego obchodzenia się – nie nadaje się do bezpośredniego kontaktu z jedzeniem lub piciem.
Trzeba go przechowywać w pojemnikach specjalistycznych, z uwzględnieniem zasad bezpieczeństwa.
Bez względu na to, czy organizujesz koncert, festiwal, wesele w ogrodzie czy firmowy piknik – dostawa lodu na zewnątrz powinna być częścią scenariusza imprezy, nie decyzją "na ostatnią chwilę".
Nie ma jednej złotej reguły, ale przyjmuje się:
ok. 1–1,5 kg lodu na osobę, jeśli na imprezie będą serwowane zimne napoje lub alkohol,
więcej, jeśli lód ma służyć również do chłodzenia butelek i dekoracji.
Wpływ mają też:
długość trwania wydarzenia (im dłużej, tym więcej lodu będzie potrzebne),
temperatura otoczenia,
liczba punktów, w których lód będzie używany.
Optymalnie kilka dni przed wydarzeniem, z ustaleniem dokładnej godziny dostawy.
Najlepsze efekty daje dostawa lodu rano, tuż przed rozpoczęciem eventu.
W przypadku dużych imprez warto rozważyć podział dostawy na 2–3 partie w ciągu dnia.
Zamawiania "na oko" – skutkuje albo niedoborem lodu, albo jego marnowaniem.
Zbyt późnej dostawy – lód może się roztopić, zanim impreza się rozkręci.
Braku osób odpowiedzialnych za odbiór i rozlokowanie lodu na miejscu.
Dostarczenie lodu w odpowiednim czasie, formie i warunkach to zadanie dla doświadczonego dostawcy. Samodzielne kupowanie lodu w markecie to nie tylko nieefektywne, ale często też droższe i mniej bezpieczne rozwiązanie.
Zalety współpracy z profesjonalną hurtownią:
Transport izotermiczny – lód przyjeżdża w odpowiedniej temperaturze, bez strat jakości.
Dokładność i punktualność – planowanie dostawy pod harmonogram imprezy.
Doradztwo – pomoc w doborze rodzaju lodu, ilości, formy opakowania.
Sprzęt i logistyka – możliwość wypożyczenia skrzyń lub lodówek przenośnych.
Bezpieczeństwo – lód pakowany zgodnie z normami sanitarnymi, gotowy do użycia bezpośredniego.
Z dostawcą lodu na zewnątrz, który zna realia eventowe, możesz spać spokojnie – nawet w upalny dzień.
Skoro lód na imprezę plenerową został już dostarczony, kluczowe staje się jego właściwe przechowywanie. Brak dostępu do zaplecza gastronomicznego i wysokie temperatury mogą sprawić, że lód stopnieje zanim zostanie wykorzystany. Aby tego uniknąć, warto przygotować się z wyprzedzeniem.
Skrzynie izotermiczne – podstawowe wyposażenie każdego plenerowego baru. Utrzymują temperaturę nawet przez kilkanaście godzin.
Pojemniki z pokrywą – zabezpieczają lód przed dostępem kurzu, owadów i promieni słonecznych.
Zacienione miejsce – ustaw pojemniki z lodem z dala od bezpośredniego słońca.
Nieotwieranie pojemników bez potrzeby – każde otwarcie przyspiesza topnienie.
Jeśli lód ma różne przeznaczenie (np. do napojów i do chłodzenia butelek), trzymaj go w osobnych pojemnikach.
Rozważ wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za kontrolę stanu lodu i jego uzupełnianie w strefach obsługi.
Unikaj przetrzymywania lodu w workach bezpośrednio na ziemi – grozi to zanieczyszczeniem i przyspiesza topnienie.
Wiele organizatorów eventów popełnia te same błędy przy planowaniu dostawy lodu na zewnątrz. Uniknięcie ich pozwala zaoszczędzić stres, pieniądze i poprawia jakość obsługi gości.
Zbyt mała ilość lodu – goście nie otrzymują zimnych napojów, a bar nie nadąża z serwisem.
Brak zapasów – warto zamówić 10–15% więcej lodu na nieprzewidziane potrzeby.
Nieprawidłowe przechowywanie – trzymanie lodu w cienkich workach, na słońcu lub bez pokrywy powoduje błyskawiczne topnienie.
Brak planu odbioru dostawy – dostawca przyjeżdża, a nie ma kto odebrać lodu lub wskazać miejsca składowania.
Profesjonalne podejście do logistyki lodu jest równie ważne jak nagłośnienie, scena czy katering.
Lód na imprezę plenerową to nie tylko chłodzenie napojów – to element wpływający na jakość obsługi, zadowolenie gości i przebieg całego wydarzenia. Odpowiednio zaplanowana dostawa lodu na zewnątrz, dopasowana do skali imprezy, temperatury i logistyki, jest gwarancją:
świeżości i smaku napojów,
estetycznej prezentacji potraw i barów,
sprawnego przebiegu imprezy, bez niespodzianek.
Zaufaj profesjonalnej hurtowni lodu, zadbaj o przechowywanie i nie zapomnij – lepiej mieć trochę za dużo lodu niż za mało.