Wigilia i impreza firmowa: napoje, lód i logistyka bez wpadek

Wigilia firmowa i impreza w biurze czy wynajętej sali wymagają przede wszystkim dobrze policzonej strony napojowej: ok. 3-4 napojów na osobę na 3-5 godzin, osobnego lodu do drinków (ok. 0,5 kg na osobę) i do chłodzenia butelek (ok. 0,5-1 kg na osobę) oraz miejsca, gdzie ten lód wytrzyma. Zamów go z wyprzedzeniem, bo grudzień to najbardziej obłożony termin w roku. Poniżej checklista dla osoby z HR, biura lub agencji eventowej: ilości, tabela dla 20, 50 i 100 osób, logistyka lodu i plan dnia.

Od czego zacząć: pytania, na które trzeba odpowiedzieć wcześniej

Zanim zamówisz cokolwiek, ustal kilka rzeczy z zarządem lub organizatorem. Pozwoli to uniknąć najczęstszych wpadek: brakujących napojów, ciepłych butelek i lodu, który stopił się w kartonie na korytarzu.

• Liczba gości i godziny: ilu osób realnie się spodziewasz (zwykle potwierdza się 80-90% listy) i od której do której trwa impreza,
• Miejsce: biuro, wynajęta sala, loft, restauracja. Czy jest zamrażarka, kuchnia, winda, dojazd pod drzwi,
• Alkohol czy bez: czy firma serwuje alkohol, a jeśli tak, jaki. Wiele firm wybiera dziś wersję mieszaną: toast i kilka drinków plus pełny bar bezalkoholowy,
• Kto obsługuje bar: firma cateringowa, wynajęty barman, czy goście sami sobie nalewają. My dowozimy lód, ale nie obsługujemy baru, nie dostarczamy alkoholu ani cateringu, więc ten element musi mieć swojego właściciela,
• Budżet: osobno na napoje, osobno na lód, osobno na szkło i dodatki.

Alkohol czy bez alkoholu: jak zaplanować napoje

Na imprezie firmowej zawsze są osoby, które nie piją: kierowcy, osoby w ciąży, ci, którzy następnego dnia pracują. Dlatego bezalkoholowa strona baru powinna być równie dobrze przygotowana jak alkoholowa. Bez niej połowa zespołu kończy wieczór z ciepłą wodą i kawą.

Przy imprezie trwającej 3-5 godzin przyjmuje się orientacyjnie:

• przy stronie alkoholowej: 3-4 porcje na osobę (drinki, piwo, wino), a do tego woda, soki i napoje gazowane,
• w przypadku wigilii firmowej bez alkoholu: ok. 1,5-2 l napojów na osobę (woda, soki, kompot, napoje gazowane, herbata, kawa),
• przy wersji mieszanej: ok. 0,75 l wina lub piwa na osobę plus napoje bezalkoholowe w ilości jak wyżej.

Pomysły na drinki bez alkoholu, które łatwo przygotować w dużej ilości, znajdziesz w osobnym wpisie o drinkach bezalkoholowych na imprezę. Dla wigilii najlepiej sprawdzają się grzane napoje i zimowe mocktaile na żurawinie, pomarańczy i cynamonie z lodem do schłodzenia.

Prowadzisz lokal albo regularnie organizujesz eventy? Zobacz, jak wygląda stała dostawa lodu dla gastronomii i firm.

Ile lodu na wigilię lub imprezę firmową dla 20, 50 i 100 osób?

Lód przy firmowych imprezach ma dwa zastosowania: do drinków i szklanek oraz do chłodzenia butelek i puszek w wannach i skrzyniach. Ich nie warto łączyć w jednym worku. Poniższa tabela jest orientacyjna, dla imprezy trwającej 3-5 godzin w ogrzewanym pomieszczeniu:

Jeśli sala jest mocno ogrzana albo impreza wychodzi na zewnątrz (np. na taras lofu), dołóż 20-30%. Do drinków zamów lód w kostkach, a do chłodzenia butelek lepiej nadaje się lód kruszony. Szczegółowe zasady liczenia dla większych wydarzeń opisujemy w artykule jak obliczyć, ile lodu potrzeba na wesele lub duży event.

Gdzie trzymać lód w biurze, które nie ma zamrażarki?

To najczęstszy problem organizatorów imprez firmowych. Biurowa lodówka z małym zamrażalnikiem nie pomieści nawet 10 kg lodu, a lód zostawiony w kartonach na korytarzu zaczyna się topić już po kilkudziesięciu minutach. Masz kilka rozwiązań:

• Ice boxy (pojemniki termoizolacyjne): można je wypożyczyć przy zamówieniu, a lód wytrzymuje w nich kilkanaście godzin. To najprostsza opcja do biura i wynajętej sali. Ustaw box w chłodnym miejscu, z dala od grzejnika i słońca, i nie otwieraj go bez potrzeby,
• Wanny, kosze i wiadra: do chłodzenia butelek. Wanna na 30-40 butelek zużywa ok. 10-15 kg lodu kruszonego. Dno wanny wyłóż folią lub workiem, żeby woda z topniejącego lodu nie wyciekła na podłogę,
• Harmonogram dowozu: zamiast jednej dużej dostawy zrób dwie. Pierwsza na 1-2 godziny przed startem, druga po 2 godzinach imprezy. Dowozimy lód w Warszawie do 60 minut od zamówienia telefonicznego, całą dobę, więc dostawę uzupełniającą można zamówić w trakcie wydarzenia,
• Pytanie o miejsce: zapytaj administratora budynku lub wynajmującego salę, czy jest chłodnia, zamrażarka gastronomiczna albo komora, z której możesz skorzystać.

Przy odbiorze dostawy sprawdź worki, temperaturę i ilość według naszej listy checklist odbioru dostawy lodu. To 2 minuty, które oszczędzają kłopotów, jeśli coś jest nie tak.

Kto na imprezie pilnuje lodu i napojów?

Przy firmowych wydarzeniach najczęściej wychodzi to samo: wszyscy zakładają, że ktoś inny dba o lód. Wyznacz jedną osobę (z zespołu organizacyjnego, administracji lub z obsługi sali), która:

• odbiera dostawę i podpisuje odbiór,
• decyduje, gdzie stoją ice boxy i wanny,
• co godzinę sprawdza stan lodu w wannach i uzupełnia go,
• zbiera puste butelki i odprowadza wodę z wanien,
• ma w telefonie numer do dostawcy lodu i nocny numer do administratora budynku.

Jeśli barmanów zapewnia firma cateringowa, ustal z nią, kto jest odpowiedzialny za lód do drinków. Ice Wars dowozi lód, ale nie obsługuje baru ani nie podaje napojów, więc obowiązek podziału ról zostaje po stronie organizatora.

Terminy: kiedy zamawiać lód i napoje na wigilię firmową?

Grudzień to najgorętszy okres dla dostawców i lokali. Firmowe wigilie skupiają się w kilku dniach, zwykle w drugim i trzecim tygodniu miesiąca, a w piątki i czwartki wszystko ma swoje szczyty. Praktyczny harmonogram:

• 4-6 tygodni przed: rezerwacja sali, ustalenie formy (alkohol, catering, bar),
• 2 tygodnie przed: potwierdzenie listy gości, zamówienie napojów, szkła i dodatków,
• 5-7 dni przed: ustalenie ilości lodu i godziny dostawy, wypożyczenie ice boxów,
• 1 dzień przed: potwierdzenie dostawy, sprawdzenie, gdzie ustawisz pojemniki, schłodzenie napojów,
• w dniu imprezy: dostawa lodu na 1-2 godziny przed startem.

Lód możemy dowozić z dnia na dzień, ale w terminach, które wszyscy organizują równocześnie, im wcześniej zadzwonisz, tym łatwiej ustalić dokładną godzinę.

Faktura i formalności dla firmy

Zamówienie dla firmy zwykle wymaga dokumentu rozliczeniowego, który księgowość zaakceptuje do rozliczenia kosztów. Składając zamówienie, zapytaj, jaki dokument dostaniesz i jakie dane są potrzebne do jego wystawienia. Zrobisz to przez kontakt lub telefonicznie. Osobno ustal z księgowością, jak firma rozlicza koszty imprezy, bo zasady zależą od rodzaju wydarzenia. Lepiej zapytać o to przed imprezą niż po niej.

Efekty na toast: kieliszki lodowe i suchy lód

Jeśli chcesz, żeby impreza zapadła w pamięć, dodaj kilka elementów, które nie wymagają dużego budżetu:

• Kieliszki lodowe: kieliszki z przezroczystego lodu na toast powitalny lub wigilijny. Sprzedajemy je po 100 sztuk za 300 zł, z bezpłatną dostawą na terenie całego kraju. Są jednorazowe i nie przywierają do ust. Wlej do nich schłodzony napój tuż przed toastem, bo lód powoli się topi,
• Suchy lód: 5 kg kosztuje 100 zł, dostawa w Warszawie w 60-90 minut. Daje efekt mgły nad bufetem lub w naczyniu z napojem, ale wymaga ostrożności: kawałka suchego lodu nie wolno połknąć ani dotykać gołą ręką, a w zamkniętym pomieszczeniu potrzebna jest wentylacja. Zasady opisujemy w artykule czy suchy lód do napojów jest bezpieczny.

Checklista dnia imprezy firmowej

1. Potwierdź godzinę dostawy lodu i numer osoby, która ją odbierze.
2. Ustaw ice boxy, wanny i wiadra z wyprzedzeniem, wyłóż dno folią.
3. Schłodź napoje wcześniej w lodówce, w wannie ułóż je dopiero na lodzie.
4. Rozdziel lód: kostki do baru i do szklanek, kruszony do chłodzenia butelek.
5. Sprawdź worki i ilość przy odbiorze.
6. Przygotuj szkło, słomki, serwetki, łyżki do nabierania lodu (nigdy ręką).
7. Wyznacz osobę, która co godzinę uzupełnia lód w wannach.
8. Zaplanuj dostawę uzupełniającą na połowę imprezy, jeśli goście zostają dłużej niż 4 godziny.
9. Zadbaj o odpływ wody z topniejącego lodu i suche podłogi.
10. Po imprezie zwróć ice boxy zgodnie z ustaleniami.

Regularne eventy firmowe: stała współpraca zamiast jednorazowych zamówień

Jeśli twoja firma, lokal lub agencja organizuje eventy co miesiąc albo częściej, jednorazowe zamawianie lodu przed każdą imprezą szybko robi się uciążliwe. Dla lokali i firm proponujemy stałą współpracę: bezpłatne wypożyczenie zamrażarki na czas korzystania z dostaw, doładowywanie jej przez naszych kierowców i warunki ustalane indywidualnie. Zespół od kilkunastu lat pracuje w gastronomii, za barem, więc wiemy, jak wygląda zaplecze barowe w praktyce. Szczegóły są na stronie dostawy lodu dla lokali i firm.

Przy większych wydarzeniach realizujemy też eventy w całej Polsce: ustalona ilość lodu plus samochód mroźnia, który zostaje na miejscu przez cały czas trwania eventu. Dzięki temu lód nie topi się w biurowej kuchni, tylko czeka w mroźni obok wejścia. Jeśli planujesz kilka imprez w sezonie, od razu napisz do nas przez stronę współpracy, żeby ustalić warunki na cały rok.

Najczęściej zadawane pytania

Ile lodu zamówić na wigilię firmową dla 50 osób?

Na 50 osób licz ok. 50-75 kg lodu: ok. 25 kg do drinków i 25-50 kg do chłodzenia butelek. To 5-8 worków po 10 kg, a w gorącej sali lub na tarasie dołóż 20-30%.

Jak przechować lód w biurze bez zamrażarki?

Najlepiej w ice boxach, w których lód wytrzymuje kilkanaście godzin, ustawionych w chłodnym miejscu. Do chłodzenia butelek używaj wanien lub wiader i zaplanuj dostawę uzupełniającą w trakcie imprezy.

Ile kosztuje lód na imprezę firmową?

Worek 10 kg lodu w kostkach lub kruszonego kosztuje 34 zł, minimalne zamówienie to 3 worki, czyli 102 zł, a dostawa w Warszawie jest darmowa. Aktualne ceny sprawdzisz w cenniku.

Czy Ice Wars zapewnia catering albo barmana na imprezę?

Nie. Dowozimy lód (kostki, kruszony), suchy lód i kieliszki lodowe, ale nie robimy cateringu, nie sprzedajemy alkoholu i nie wynajmujemy barmanów.

Kiedy zamówić lód na grudniową wigilię firmową?

Ilość i godzinę ustal najlepiej na 5-7 dni przed imprezą, a w szczycie grudnia jeszcze wcześniej. Dostawy realizujemy też z dnia na dzień, całą dobę, ale konkretne okno godzinowe łatwiej zarezerwować z wyprzedzeniem.

Jak zamówić lód na event firmowy poza Warszawą?

Eventy w całej Polsce realizujemy w formule: ustalona ilość lodu plus samochód mroźnia na cały czas wydarzenia. Zapytaj o szczegóły w zakładce współpracy lub telefonicznie: +48 730 700 616.